Hof beperkt recht op inzage personeelsdossier

29 December 2011

Een werknemer heeft op basis van artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens in principe recht op inzage in zijn of haar persoonsgegevens zoals die zijn opgenomen in het personeelsdossier. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie verstrekken over een persoon. Deze gegevens kunnen bestaan uit schriftelijke stukken maar ook uit foto’s of opnames van een telefoongesprek. Het recht op inzage omvat alle persoonsgegevens die zijn opgenomen in een gestructureerd bestand. Het gaat dan bijvoorbeeld om een aantal personeelsdossiers zoals die zijn opgenomen in een archiefkast. Een ongestructureerd handmatig personeelsdossier valt niet onder deze wet en dus ook niet onder dit inzagerecht.

 

De werknemer heeft voorts het recht de in het personeelsdossier opgenomen gegevens aan te vullen of te corrigeren. De werkgever moet deze aanvullingen of wijzigingen binnen vier weken na verzoek daartoe in het persoonsdossier opnemen. Gegevens hoeven echter alleen aangepast te worden als die feitelijk onjuist zijn.

 

Een werkgever moet er rekening mee houden dat een werknemer een kopie van het personeelsdossier kan opvragen. Hij hoeft daarbij echter niet alle interne correspondentie te verstrekken. Het gerechtshof in Amsterdam heeft recent bepaald dat correspondentie tussen andere medewerkers over de werknemer, welke de persoonlijke gedachten van medewerkers bevatten en die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg en beraad, niet hoeven te worden overhandigd aan de werknemer. De werkgever is echter wel verplicht om een overzicht te verstrekken van de opgenomen persoonsgegevens. Dit overzicht moet in categorieën ingedeeld zijn en het moet duidelijk zijn hoe de werkgever aan deze gegevens is gekomen.

Voor vragen kunt u uiteraard contact opnemen met ons kantoor op telefoonnummer 030-688 68 68.